10 اشتباه رایج در مدیریت زمان

10 اشتباه رایج در مدیریت زمان : چقدر زمان خود را مدیریت می کنید؟ اگر شما هم مانند بسیاری از افراد هستید، ممکن است پاسخ شما کاملاً مثبت نباشد! شاید شما احساس می کنید بیش از حد بار هستید و اغلب مجبور هستید تا دیر وقت کار کنید تا به ضرب الاجل خود برسید.

یا شاید به نظر می رسد روزهای شما از بحرانی به بحران دیگر می گذرد و این استرس زا و تضعیف کننده روحیه است.

بسیاری از ما می دانیم که می توانیم زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنیم. اما تشخیص اشتباهاتی که مرتکب می شویم و دانستن اینکه چگونه می توانیم بهبود ببخشیم می تواند دشوار باشد.

با این حال، وقتی زمان خود را به خوبی مدیریت می کنیم، در محل کار فوق العاده سازنده هستیم و سطح استرس ما کاهش می یابد. ما می‌توانیم زمانی را به پروژه‌های جالب و با پاداشی اختصاص دهیم که می‌توانند تفاوتی واقعی در شغل ایجاد کنند. خلاصه ما خوشحال تریم!

در این مقاله، به 10 مورد از رایج ترین اشتباهات مدیریت زمان و همچنین شناسایی استراتژی ها و نکاتی می پردازیم که می توانید برای غلبه بر آنها از آنها استفاده کنید.

اشتباه شماره 1: ناتوانی در نگه داشتن فهرست کارها

آیا تا به حال این احساس آزاردهنده را دارید که فراموش کرده اید یک کار مهم را انجام دهید؟ اگر اینطور است، احتمالاً از فهرست کارهایی که باید انجام دهید استفاده نمی کنید. (یا اگر این کار را می کنید، ممکن است به طور موثر از آن استفاده نکنید!)

ترفند استفاده از فهرست کارها به طور موثر در اولویت بندی وظایف در لیست شما نهفته است. بسیاری از مردم از سیستم کدگذاری A – F استفاده می کنند (A برای موارد با اولویت بالا، F برای اولویت های بسیار پایین). از طرف دیگر، می‌توانید این کار را با استفاده از A تا D یا با استفاده از اعداد ساده کنید.

اگر پروژه‌های بزرگی در فهرست خود دارید، در این صورت، مگر اینکه مراقب باشید، ورودی‌های مربوط به آن‌ها می‌تواند مبهم و بی‌اثر باشد. به عنوان مثال، شما ممکن است نوشته باشید “شروع در پیشنهاد بودجه”. اما این به چه معناست؟ فقدان جزئیات در اینجا ممکن است باعث شود شما را به تعویق بیندازید یا مراحل کلیدی را از دست بدهید. بنابراین مطمئن شوید که وظایف یا پروژه های بزرگ را به مراحل خاص و قابل اجرا تقسیم می کنید – در این صورت چیز مهمی را نادیده نخواهید گرفت.

همچنین می توانید از برنامه های اکشن برای مدیریت کار خود استفاده کنید، زمانی که پروژه های بزرگ زیادی در یک زمان انجام می شود. (برنامه‌های اقدام نسخه‌های «قدرت صنعتی» فهرست‌های کارها هستند.)

بیشتر بخوانید:مشاوره راه اندازی کسب و کار

اشتباه شماره 2: عدم تعیین اهداف شخصی

میدونی دوست داری شش ماه دیگه کجا باشی؟ در مورد این زمان در سال آینده، یا حتی 10 سال آینده چطور؟ اگر نه، وقت آن است که اهداف شخصی تعیین کنید!

هدف گذاری شخصی برای مدیریت خوب زمان ضروری است، زیرا اهداف به شما یک مقصد و چشم انداز می دهد تا به سمت آن کار کنید.

وقتی می دانید به کجا می خواهید بروید، می توانید اولویت ها، زمان و منابع خود را مدیریت کنید تا به آنجا برسید.

اهداف همچنین به شما کمک می کنند تصمیم بگیرید چه چیزی ارزش صرف وقت خود را دارد و چه چیزی فقط باعث حواس پرتی می شود.

برای یادگیری نحوه تعیین اهداف هوشمندانه و مؤثر، نظریه تنظیم هدف لاک را بخوانید.

در اینجا، یاد خواهید گرفت که چگونه اهداف مشخصی را تعیین کنید که انگیزه شما را حفظ کند.

همچنین ممکن است از کتاب بینش ما در مورد فیوز طولانی، بیگ بنگ اثر اریک هسلتین لذت ببرید.

این کتاب به شما می آموزد که چگونه روی اهداف بلند مدت خود تمرکز کنید بدون اینکه اولویت های کوتاه مدت خود را نادیده بگیرید.

اشتباه شماره 3: اولویت بندی نکردن

دستیار شما به تازگی با یک بحران وارد شده است که آنها به شما نیاز دارند تا در حال حاضر با آن مقابله کنید، اما شما در میانه ایده های طوفان فکری برای مشتری جدید هستید.

مطمئن هستید که تقریباً ایده درخشانی برای کمپین بازاریابی آن‌ها ارائه کرده‌اید، اما اکنون به دلیل این “اضطراری” خطر از دست دادن رشته تفکر خود را دارید.

بیشتر بخوانید:جهت دریافت بیزینس کوچینگ کلیک کنید.

گاهی اوقات، سخت است که بدانید چگونه اولویت بندی کنید، به خصوص زمانی که با سیل کارهای به ظاهر فوری روبرو هستید.

با این حال، اگر می خواهید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، یادگیری نحوه اولویت بندی کارها به طور موثر ضروری است.

یکی از ابزارهایی که به شما کمک می کند به طور موثر اولویت بندی کنید، ماتریس اولویت اقدام است، که به شما کمک می کند تعیین کنید که آیا یک کار با بازده بالا و کار “پر کردن” با اولویت بالا یا کم ارزش است. اگر تفاوت را بدانید در طول روز زمان خود را بسیار بهتر مدیریت خواهید کرد.

اشتباه شماره 4: شکست در مدیریت عوامل حواس پرتی

آیا می‌دانید که برخی از ما می‌توانیم به دلیل حواس‌پرتی‌ها حتی دو ساعت در روز از دست بدهیم؟ به این فکر کنید که اگر آن زمان را به عقب باز می داشتید، چقدر می توانستید انجام دهید!

خواه از ایمیل‌ها، چت‌های فوری، همکاران در یک بحران یا تماس‌های تلفنی مشتریان باشد، حواس‌پرتی‌ها ما را از دستیابی به جریان باز می‌دارند، این کار رضایت‌بخش و به ظاهر بدون زحمتی است که وقتی 100 درصد درگیر یک کار هستیم انجام می‌دهیم.

اگر می خواهید کنترل روز خود را به دست آورید و بهترین کار خود را انجام دهید، بسیار مهم است که بدانید چگونه حواس پرتی ها را به حداقل برسانید و وقفه ها را به طور موثر مدیریت کنید.

به عنوان مثال، هنگامی که نیاز به تمرکز دارید، چت فوری خود را خاموش کنید و به مردم اطلاع دهید که آیا اغلب حواس شما را پرت می کنند. شما همچنین باید یاد بگیرید که چگونه تمرکز خود را بهبود ببخشید، حتی زمانی که با حواس پرتی مواجه هستید.

علاوه بر این، مقاله ما در مورد مدیریت ایمیل به طور موثر به شما می آموزد که چگونه کنترل ایمیل خود را به دست آورید، به طوری که کل روز شما را از دست ندهد.

اشتباه شماره 5: به تعویق انداختن کار

به تعویق انداختن زمانی اتفاق می‌افتد که کارهایی را که باید روی آن‌ها تمرکز کنید، به تعویق می‌اندازید

اکنون. وقتی کار را به تعویق می اندازید، از اینکه شروع نکرده اید احساس گناه می کنید. شما از انجام کار می ترسید. و در نهایت، وقتی نتوانید کار را به موقع انجام دهید، همه چیز به سراغ شما می آید.

با شرکت در آزمون اهمال کاری ما شروع کنید تا دریابید که آیا اهمال کاری مشکلی در زندگی شماست. اگر چنین است، پس راهبردهایی را که برای غلبه بر تعلل نیاز دارید بیاموزید.

به عنوان مثال، یک استراتژی مفید این است که به خود بگویید که فقط ده دقیقه پروژه را شروع می کنید. اغلب، تعلل‌کنندگان احساس می‌کنند که باید یک کار را از ابتدا تا انتها به پایان برسانند و این توقع بالا باعث می‌شود آنها احساس غرق شدن و اضطراب کنند.

در عوض، روی اختصاص زمان کمی برای شروع تمرکز کنید. همین!

همچنین ممکن است استفاده از Action Plans برای شما مفید باشد. اینها به شما کمک می‌کنند پروژه‌های بزرگ را به مراحل قابل مدیریت تقسیم کنید، به طوری که به راحتی می‌توانید همه چیزهایی را که برای انجام دادن نیاز دارید مشاهده کنید و بتوانید تکه‌های کوچک را در یک زمان کامل کنید.

انجام این کار می تواند در شروع یک پروژه جدید احساس غرق شدن در شما را متوقف کند.

اشتباه شماره 6: تحمل بیش از حد

آیا شما فردی هستید که برای «نه» گفتن به مردم مشکل دارید؟ اگر چنین است، احتمالاً پروژه ها و تعهدات بسیار زیادی در برنامه خود دارید. این می تواند منجر به عملکرد ضعیف، استرس و روحیه پایین شود.

یا، ممکن است یک مدیر خرد باشید: کسی که اصرار دارد همه کارها را خودش کنترل کند یا انجام دهد، زیرا نمی‌توانند به دیگران اعتماد کنند که آن را به درستی انجام دهد. (این می تواند برای همه مشکل ساز باشد – نه فقط برای مدیران!)

در هر صورت، مصرف بیش از حد، استفاده نادرست از زمان شما است و می تواند به شما برای تولید کارهای شتابزده و شلخته شهرت پیدا کند.

برای جلوگیری از این کار، هنر ظریف گفتن «بله» به فرد، اما «نه» گفتن به کار را بیاموزید. این مهارت به شما کمک می کند تا خود را اثبات کنید، در حالی که هنوز احساسات خوب خود را در گروه حفظ کنید.

اگر طرف مقابل شروع به تکیه زدن به شما کرد تا به درخواست خود “بله” بگوید، یاد بگیرید که چگونه روی پای خود فکر کنید و تحت فشار خونسرد بمانید.

اشتباه شماره 7: پیشرفت در “مشغول”

برخی افراد از مشغله کاری عجله دارند. ضرب‌الاجل‌های باریک، ایمیل‌های بی‌پایان، انبوهی از پرونده‌هایی که نیاز به توجه دارند روی میز، مسابقه دیوانه‌وار برای جلسه… چه غوغایی آدرنالین!

مشکل این است که “اعتیاد به مشغله” به ندرت به این معنی است که شما موثر هستید و می تواند منجر به استرس شود.

در عوض، سعی کنید سرعت خود را کاهش دهید و یاد بگیرید که زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

نکته:

«کار بزرگ بیشتری انجام دهید» نوشته مایکل بانگای استانیر، مملو از ایده‌ها و نکاتی است برای کاهش «مشغله کاری» که انجام می‌دهید،

به طوری که هیجان‌زده‌تر و درگیر کارهای مهم‌تر شوید. برای مشاهده کتاب ما در مورد آن اینجا را کلیک کنید.

اشتباه شماره 8: انجام چند کار

لیندا برای بالا بردن حجم کاری خود، به طور مرتب ایمیل می نویسد در حالی که با مشتریانش تلفنی چت می کند. با این حال، در حالی که لیندا فکر می‌کند که این استفاده خوبی از زمانش است، حقیقت این است که در مقایسه با تکمیل فهرست کارها به صورت متوالی، ممکن است 20 تا 40 درصد زمان بیشتری طول بکشد تا فهرستی از کارها زمانی که چند کار انجام می‌دهید، به پایان برسد.

نتیجه همچنین این است که او هر دو کار را ضعیف انجام می دهد – ایمیل های او پر از خطا است و مشتریانش از عدم تمرکز او ناامید شده اند.

بنابراین، بهترین کار این است که چندوظیفه ای را فراموش کنید و در عوض روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید. به این ترتیب، کار با کیفیت بالاتری تولید خواهید کرد.

اشتباه نهم: استراحت نکردن

این خوب است که فکر کنید می توانید 8 تا 10 ساعت به طور مداوم کار کنید، به خصوص زمانی که در یک مهلت کار می کنید. اما برای کسی غیرممکن است که تمرکز کند و کار واقعاً باکیفیتی تولید کند بدون اینکه به مغزش زمان استراحت و شارژ مجدد بدهد.

بنابراین، استراحت ها را به عنوان «اتلاف وقت» تلقی نکنید. آنها زمان های با ارزشی را فراهم می کنند که به شما امکان می دهد خلاقانه فکر کنید و به طور موثر کار کنید.

اگر متوقف کردن کار برایتان سخت است، برای خودتان وقت استراحت برنامه ریزی کنید یا زنگ هشداری را به عنوان یادآوری تنظیم کنید. به یک پیاده روی سریع بروید، یک فنجان قهوه بنوشید یا فقط پشت میز خود بنشینید و مدیتیشن کنید.

سعی کنید هر یک یا دو ساعت پنج دقیقه استراحت کنید. و مطمئن شوید که زمان کافی برای ناهار به خود می دهید – اگر گرسنه باشید، کار با کیفیت بالا تولید نمی کنید!

اشتباه شماره 10: برنامه ریزی ناکارآمد وظایف

آیا شما یک فرد سحر خیز هستید؟ یا وقتی غروب خورشید شروع به غروب می کند، انرژی خود را افزایش می دهید؟ همه ما ریتم های متفاوتی داریم، یعنی زمان های متفاوتی از روز که بیشترین بهره وری و انرژی را احساس می کنیم.

می‌توانید با برنامه‌ریزی کارهای با ارزش در زمان اوج مصرف، و کارهای کم انرژی (مانند تماس‌های تلفنی و بررسی ایمیل)، در زمان «پایین»، بهترین استفاده را از زمان خود ببرید.