5 مرحله برای نوشتن کسب و کار هوشمند
5 مرحله برای نوشتن کسب و کار هوشمند : در تجارت، ما در طول روز زمانی را صرف نوشتن پیام‌های مربوط به کار می‌کنیم – از پیشنهادات و گزارش‌ها گرفته تا اطلاعیه‌ها، یادداشت‌ها و ایمیل‌های مختلف. با این حال، همانطور که اکثر مدیران و متخصصان از تجربه می‌دانند، نوشتن پیام‌هایی که به نکات مورد نظر شما می‌رسند و نتایجی را که می‌خواهید به دست می‌آورند، همیشه آسان نیست. در واقع، وقتی در یک محیط کاری شلوغ با خواسته های متعدد و حواس پرتی های مکرر سر و کار دارید، حتی نوشتن یک ایمیل ساده با وضوح فکر و اطلاعات دقیق و مرتبط می تواند چالش برانگیز باشد.
5 مرحله برای نوشتن کسب و کار هوشمند
کارشناسان امیر کوچ فرمول پنج مرحله‌ای را ابداع کرده‌اند که به هر کسی کمک می‌کند پیام‌های تجاری واضح، مختصر و درست روی هدف را با ثبات و اطمینان بنویسد. با تفکر هوشمند شروع می شود.
احتمالاً قبلاً با مدل هوشمند برای تعیین هدف آشنا هستید، که نه تنها در تجارت برای برنامه ریزی استراتژیک و مدیریت پروژه، بلکه توسط افراد برای پیشرفت شغلی و رشد شخصی نیز به طور گسترده استفاده می شود. در آن مدل، هوشمند مخفف ایجاد اهدافی است که خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و به موقع هستند. با این حال، در زمینه نوشتن تجاری، هوشمند چیزی متفاوت اما به همان اندازه ارزشمند است.
در اینجا خلاصه ای از رویکرد کسب و کار هوشمند برای ایجاد پیام های مرتبط با کار، با مثال هایی از نحوه اعمال هر عنصر در یک ایمیل یا یادداشت برای اعضای تیم ارائه شده است:
مراحل رویکرد کسب و کار هوشمند(SMART)
S برای موضوع است.
هر بار که یک پیام ایمیل جدید می‌نویسید، موضوع یک فیلد خالی است که ظاهر می‌شود. هرگز آن را خالی نگذارید، و همیشه در برابر وسوسه پر کردن آن با یک بازی هوشمندانه با کلمات یا سرنخ در یک بازی حدس زدن مقاومت کنید. موضوع به سادگی نقطه پیام است. چه در یک ایمیل یا در بالای یادداشت، یک موضوع مختصر بنویسید که بر مورد کلیدی دستور کار یا آنچه باید انجام شود تأکید می کند. به عنوان مثال: “گزارش فروش فصلی سررسید 1 آوریل.”
M برای نقطه اصلی است.
هدف شما از نوشتن این پیام چیست؟ پاسخ به این سوال نکته اصلی است: ایده اصلی که می خواهید بیان کنید یا عمل مورد نیاز. پیام خود را با بیانی واضح و قوی از آنچه که خواننده باید بداند آغاز کنید. به عنوان مثال: “در آماده سازی برای جلسه هیئت مدیره در 5 آوریل، ما باید فروش سه ماهه را از قبل بررسی کنیم.”
الف برای اقدام است. هدف شما از پیام شما چیست؟ پس از خواندن آن، گیرنده چه باید بداند یا چه کار کند؟ پاسخ‌ها به عملی می‌شوند که می‌خواهید خواننده انجام دهد. به عنوان مثال: “لطفاً یک به روز رسانی کامل فروش در تمام خطوط محصول ارائه دهید.”
R برای Reason است.
هنگامی که یک تماس برای اقدام به صورت کتبی ارائه می شود، گیرنده به احتمال زیاد پاسخ مثبت می دهد و زمانی که دلیل درخواست را درک می کند، به سرعت حرکت می کند. شما نیازی به ارائه توضیح طولانی و پیچیده ندارید. انگیزه چیزی را که می‌خواهید واضح و قانع‌کننده بسازید. به عنوان مثال: “استراتژی ما برای سه ماهه آینده به فروش این سه ماهه بستگی دارد.”
T برای تن است.
آخرین عنصر حیاتی نوشتن کسب و کار هوشمند لحن است، روشی متمایز برای بیان ایده ها در کلمات. با انتخاب دقیق کلماتی که استفاده می کنید و طول جملات خود را تغییر می دهید، می توانید لحن مورد نظر خود را با دقت بیشتری منتقل کنید. سعی کنید به زبانی در دسترس و با حداقل اصطلاحات خاص بنویسید و جملات خود را به طور متوسط بین 15 تا 20 کلمه نگه دارید. با لحن مناسب، همراه با دستور زبان و املای مناسب، پیام های نوشتاری شما تصویر و اعتبار شما را نزد خواننده تقویت می کند.
این فرمول پنج مرحله ای بهترین استفاده را برای پیام های ساده و مستقیم دارد. با این حال، در نظر گرفتن این اصول اولیه هنگام نوشتن گزارش‌ها و پیشنهادات تجاری، هوشمندانه است. با تمرین، مدل هوشمند برای نوشتن تجاری تبدیل به ماهیت دوم خواهد شد، نوشته شما موثرتر خواهد بود و همکاران شما متوجه تفاوت خواهند شد!
مطالب مرتبط :
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.