چگونه یک رویداد برگزار کنیم
چگونه یک رویداد برگزار کنیم :نحوه سازماندهی یک رویداد را بیابید. سازماندهی یک رویداد موفق نیاز به کار دارد. برای کمک به شما در شروع پرواز، ما 20 نکته برتر را برای نحوه سازماندهی اولین رویداد خود فهرست می کنیم.
چگونه یک رویداد برگزار کنیم- 20 نکته برتر!
شروع با یک استراتژی راه را برای موفقیت هموار می کند. و اگر کارت‌هایتان را درست بازی کنید، می‌توانید تجربه‌ای با کلاس بالا ارائه دهید، حتی اگر اولین تلاش شما باشد.
1. هدف را برای داشتن یک رویداد موفق مشخص کنید
مهمتر از همه، با پرسیدن اینکه چرا این رویداد را برگزار می کنید، شروع کنید. هدف اصلی فعالیت را خلاصه کنید. با شناسایی زودهنگام اهداف، می توانید رویداد را به گونه ای برنامه ریزی کنید که با هدف استراتژیک شما هماهنگ باشد. بنابراین، قبل از شروع برنامه ریزی یک رویداد، باید یک هدف مشخص و مشخص داشته باشید. بدون آن، شما نمی توانید یک برنامه رویداد جامع ایجاد کنید. برای اینکه بتوانید نتایج را اندازه گیری کنید و از همان ابتدا رویداد را بهینه کنید، KPI را ایجاد کنید. و اکنون می توانید شروع به سازماندهی رویداد کنید.
2. اعضای تیم و برنامه ریزان رویداد را هماهنگ کنید
یک رویداد خوب نیاز به نظرات افراد مختلف دارد. با تصمیم گیری در مورد اینکه چه کسی قرار است درگیر باشد و چه نقشی در تمام طول راه دارد شروع کنید. این به ساده‌تر کردن کار کمک می‌کند و شما را برای سؤالات در هنگام آوردن افراد بیشتر آماده می‌کند. شخصی را مسئول برقراری ارتباط با افرادی که در هر منطقه هستند، داشته باشید. به نوبه خود، این دومی ها باید وظایف را در تیم های خود اختصاص دهند. این تضمین می کند که با نزدیک شدن به رویداد، همه چیز به طور موثر به جلو پیش می رود.
3. مکانی برای شروع برنامه ریزی رویداد پیدا کنید
مکان برگزاری بسیار مهم است. بنابراین، برای جستجوی مکان‌های بالقوه تلاش کنید و منطقه روز D را با دقت انتخاب کنید. اگر یک کنفرانس تجاری ترتیب می دهید، بررسی کنید که هتل ها و امکانات کنفرانس چه چیزی ارائه می دهند. اگر نمایشگاه صنایع دستی برگزار می کنید، به دنبال مکان های باز و صنعتی باشید که به راحتی از طریق حمل و نقل عمومی در دسترس هستند. تاریخ رزرو کنید و هزینه را به موقع تعیین کنید. به این ترتیب متوجه خواهید شد که چقدر باید برای بلیط هزینه کنید.
4. تاریخ رویداد را تعیین کنید
تاریخ رویداد را به طور تصادفی انتخاب نکنید. گروه های هدف را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که این افراد به طور کلی قادر به حضور هستند. اگر یک کنفرانس تجاری برگزار می کنید، باید رویدادهای رقابتی را بررسی کنید و مطمئن شوید که حامیان مالی و شرکت کنندگان بالقوه در آن شرکت نخواهند کرد. همچنین از تعطیلات رسمی که احتمال می رود مردم در حال سفر هستند خودداری کنید. (مگر اینکه، البته، شما در حال برنامه ریزی و بازاریابی یک جشنواره موسیقی به عنوان راه ایده آل برای گذراندن تعطیلات در خانه باشید).
5. برای سازماندهی رویداد، جاذبه ها را رزرو کنید
برای اطمینان از اینکه جاذبه‌ها مردم را به داخل می‌آورند، باید در عین حفظ بودجه رویداد خود، هدف بالایی داشته باشید! در نظر بگیرید که کدام نوع از سخنرانان یا اجراکنندگان به بهترین وجه مخاطب شما را جلب می کند. اگر در حال برگزاری یک کنفرانس تجاری هستید، جذاب ترین شخصیت های موجود برای پرداختن به گروه هدف شما چه کسانی هستند؟ اگر رویدادی را برای والدین ترتیب می‌دهید، چالش‌های روزانه آنها را در نظر داشته باشید و از متخصصی استفاده کنید که می‌تواند موضوع انتخابی را حل کند.
6. برنامه را ایجاد کنید
هنگامی که بلندگو یا اجرا کننده اصلی را رزرو کردید، زمان تصمیم گیری در مورد شکل برنامه است. البته بهترین اسلات ها باید برای جاذبه های شما رزرو شود. با این حال، خارج از آن ها، می توانید بحث های پانل و سایر نکات برجسته برنامه داشته باشید. برای مدیریت کلی رویداد، باید برنامه ای تنظیم کنید که شرکت کنندگان را علاقه مند نگه دارد. به یاد داشته باشید که فضایی را برای وقفه ها و مکث هایی که در آن افراد می توانند شبکه سازی، معاشرت و تعامل با یکدیگر باقی بگذارند.
7. حامیان مالی را وارد کنید
تصمیم بگیرید که چگونه می خواهید با حامیان مالی کار کنید. آیا آنها باید از یک عنصر خاص در یک برنامه کنفرانس حمایت کنند یا در یک کوکتل مخلوط و مخلوط شوند؟ یا آیا یک صفحه نمایش خواهید داشت که در آن حامیان مالی می توانند برای نمایش محصولات و خدمات خود پول پرداخت کنند؟ در نظر بگیرید که چه چیزی برای برنامه رویداد شما مناسب‌تر است و شروع به جذب حامیان مالی احتمالی کنید که می‌توانند در تأمین مالی برنامه کلی مشارکت کنند.
8. یک برنامه بازاریابی تهیه کنید
بازاریابی کلید جذب افراد برای بازدید از رویداد شما است. برای به حداکثر رساندن حضور، به چند کانال فکر کنید. یک ایمیل تهیه کنید و آن را برای هر کسی در شبکه خود که ممکن است علاقه مند باشد ارسال کنید. آنها را تشویق کنید که آن را به دوستان خود منتقل کنند. به یاد داشته باشید که دستیابی به مخاطبان هدف ضروری است.
با استفاده از کانال های مربوط به رویداد خود، یک کمپین هماهنگ در رسانه های اجتماعی راه اندازی کنید. فیس بوک، لینکدین، اینستاگرام و توییتر مکان های بسیار خوبی برای دستیابی به گروه های هدف مختلف هستند. برای پیگیری مکالمات، از هشتگ استفاده کنید. همچنین مطمئن شوید که ستاره‌های رویداد و شرکت‌کنندگان کلیدی رویداد شما را در کانال‌های رسانه‌های اجتماعی خود هدایت می‌کنند و از هشتگ‌های مربوطه استفاده می‌کنند. انجام تلاش های بازاریابی به موفقیت رویداد شما کمک می کند.
9. با مطبوعات تماس بگیرید
روزنامه نگاران، وبلاگ نویسان و شخصیت های رادیویی را که فکر می کنید ممکن است به رویداد شما علاقه مند باشند، ردیف کنید. برای تشویق به گزارش مستقیم از رویداد، کارت ورود به آنها را ارسال کنید. به طوری که گزارش اولیه رسانه می تواند به انتشار اخبار کمک کند، همچنین می توانید اطمینان حاصل کنید که سخنرانان برای مصاحبه های قبلی در دسترس هستند.
10. فروش بلیط های رویداد
هنگامی که برای نهایی کردن شکل رویداد خود وقت و انرژی صرف کردید، هرگز فراموش نکنید که آیا ثبت نام و خرید بلیط آسان است یا خیر. در وب‌سایت رویداد خود، از فرآیندی روان استفاده کنید که گرفتن بلیط را در هر زمان آسان می‌کند. اگر می‌خواهید بلیط‌ها را درب منزل بفروشید، با نزدیک شدن به رویداد، از قبل آن را تبلیغ کنید. این باعث می‌شود هر تزلزل‌کننده‌ای به حضور بیفتد.
10. فروش بلیط رویداد
هنگامی که برای نهایی کردن شکل رویداد خود وقت و انرژی صرف کردید، هرگز فراموش نکنید که آیا ثبت نام و خرید بلیط آسان است یا خیر. در وب‌سایت رویداد خود، از فرآیندی روان استفاده کنید که گرفتن بلیط را در هر زمان آسان می‌کند. اگر می‌خواهید بلیط‌ها را درب منزل بفروشید، با نزدیک شدن به رویداد، از قبل آن را تبلیغ کنید. این باعث می‌شود هر تزلزل‌کننده‌ای به حضور بیفتد.
11. از سفیران رویداد استفاده کنید
تعیین تیمی از سفیران رویداد را در نظر بگیرید که در مناطق خاصی در اطراف رویداد شما مستقر هستند. سفیران خود را با پاسخ به سوالات پیش بینی شده مهمان مجهز کنید. سفیران رویداد خود را با لباس‌های هماهنگ با نشان‌های نام که در میان جمعیت برجسته هستند بپوشید.
در ورودی، سفیران رویداد با لبخند و احوالپرسی صمیمانه از هر مهمان پذیرایی می کنند. آنها همچنین به مکان های کلیدی مانند میز ثبت نام و دستشویی اشاره می کنند. برای رویدادهای کوچک، سفیران معرفی را تسهیل می کنند و اطمینان حاصل می کنند که گل های دیواری خجالتی نیز فرصت هایی برای درخشش دارند.
12. پارکینگ یا پیکاپ VIP را برای بلندگوها و مجریان ارائه دهید
اطمینان حاصل کنید که سخنرانان و مجریان شما مراقبت لازم را دریافت می کنند تا با خیال راحت زودتر از موعد مقرر به محل رویداد برسند تا در زمان صرف شده تنظیم کنند، به خصوص اگر از خارج از شهر به محل برگزاری رویداد می رسند. بپرسید که آیا آنها نیاز به یک پیکاپ در فرودگاه دارند یا از سراسر شهر رانندگی کنند. اگر با وسیله نقلیه خود وارد می شوند، یک پارکینگ VIP را برای آنها طناب بزنید و مطمئن شوید که می توانند به راحتی به آن برسند. شخصی را تعیین کنید که به آنها کمک کند تجهیزات خود را تخلیه کنند و جابجا شوند.
13. گل ها و تزئینات را انتخاب کنید
فضا و علاقه بصری را در محل برگزاری رویداد خود با تزئینات به خوبی انتخاب شده ایجاد کنید—چند لمس سلیقه ای راه طولانی را برای زنده کردن یک مکان در غیر این صورت متوسط می کند. چند گلدان با گل‌های تازه با رنگ‌های روشن، اتاق کنفرانس یا سالن استریل را به فضایی جذاب تبدیل می‌کند.
14. تگ های نام را آماده کنید
با تهیه برچسب‌های نام واضح و خوانا، به شرکت‌کنندگان خود کمک کنید تا یکدیگر را ملاقات کنند، سلام کنند و یکدیگر را بشناسند. همچنین اطمینان حاصل کنید که تیم برنامه‌ریزان رویداد و مهمانداران، برچسب‌های نام خود را به وضوح نشان می‌دهند. بسیاری از مردم در به خاطر سپردن نام افراد دیگر مشکل دارند – آنها را آویزان نکنید! اینکه بتوانید کسی را با نام خطاب کنید، می‌تواند یخ را بشکند و از بازی ناخوشایند «آیا قبلاً ملاقات کرده‌ایم؟» اجتناب کند.
15. غذا و نوشیدنی رضایت بخش سرو کنید
زمان رویداد خود را در نظر بگیرید تا بسنجید چه نوع و چه مقدار غذا را به شرکت کنندگان ارائه دهید. آیا آنها با شکم پر از ناهار می آیند یا بعد از یک روز کاری کامل گرسنه هستند؟ همچنین امکانات موجود را در نظر بگیرید تا مهمانان بتوانند به راحتی تنقلات، برنامه‌ها یا خوراکی‌های پیشنهادی را بخورند – آیا در نهایت در هنگام ایستادن وسط مکالمه در چند نکته مخفیانه صحبت می‌کنند یا میز و صندلی‌ها نشستن برای یک وعده غذایی کامل را به یک تکه غذا تبدیل می‌کنند. کیک؟ صحبت از کیک شد، آیا دوره های متعددی را ارائه می دهید یا فقط چند انتخاب ترکیبی؟
بر اساس منوی مورد نظر خود، در اسرع وقت با یک شرکت پذیرایی تماس بگیرید و رزرو کنید. بررسی های آنلاین را اسکن کنید، مراجع بخواهید و پیشنهادات آنها را قبل از انتخاب نهایی بچشید.
16. دسته بندی راحت از صندلی و میز برای نوشیدنی
یک پلان طبقه محل برگزاری را ایجاد کنید و از آن برای سازماندهی مکان های راحت برای تجمع افراد در گروه های کوچک استفاده کنید. میزهایی را در جایی قرار دهید که افراد ممکن است بشقاب، نوشیدنی یا لپ تاپ بچینند. از صندلی های کافی برای شرکت کنندگان سالخورده یا دارای مشکلات فیزیکی اطمینان حاصل کنید. به جریان طبیعی بین این مناطق توجه کنید و مسیرهای دستشویی یا خروجی را باز و دور از موانع نگه دارید.
17. اعلام جوایز درب، قرعه کشی و قرعه کشی
همه شانس بردن یک جایزه یا برداشتن یک هدیه رایگان را دوست دارند! با اعلام جوایز درب منزل، قرعه کشی و قرعه کشی های دیگر، در رویداد خود هیجان ایجاد کنید. زمان استراتژیک این اعلان ها را برای جلب مشارکت شرکت کنندگان و تمرکز آنها در زمانی که ممکن است علاقه خود را از دست بدهند، تنظیم کنید. ذخیره جایزه بزرگ برای پایان برنامه سفری که به خوبی برنامه ریزی شده است، شرکت کنندگان را تشویق می کند تا در فینال بزرگ باقی بمانند.
18. اتاق های پودری را با سبدهایی از لوازم ضروری و زیبا ذخیره کنید
مخصوصاً برای رویدادهای طولانی‌تر و/یا رسمی، سبدهایی را در دستشویی‌ها قرار دهید که حاوی محصولات بهداشتی شخصی ضروری، وسایل کاربردی کیت‌های خیاطی با دکمه‌های یدکی، و وسایل زیبایی مانند لوسیون دست است که می‌تواند اقامت را راحت‌تر کند. مردم دوست دارند احساس نوازش و مراقبت کنند و این اقلام می توانند یک شرکت کننده را به راحتی نجات دهند. و شما اولین برنامه‌ریز رویدادی نیستید که خودتان در میانه راه به یکی از این موارد مفید نیاز دارید!
19. یک غرفه عکس اجاره کنید یا یک عکاس حرفه ای رزرو کنید
یک غرفه عکس یک عنصر سرگرم کننده را به یک گاه به گاه اضافه می کند بلیط های رویداد رویداد و عکاسی که عکس می گیرد، هر رویداد اجتماعی را جذاب تر و خاطره انگیزتر می کند. برای رویدادهای کوچکتر، از عکاس خود بخواهید که حداقل یک عکس از هر فرد حاضر بگیرد—هیچکس نمی‌خواهد عکس‌های رویداد را بعداً بدون اینکه خود در یک عکس نشان داده شده باشد مرور کند.
20. کیسه های خوراکی با غذای کاربردی آماده کنید
شرکت کنندگان خود را با یک هدیه نمادین برای به یاد آوردن شما خوشحال بفرستید. یک کیف خوب می‌تواند شامل چند تکه تکه‌ای منظم به همراه اقلام کاربردی مانند کارتی با دستورالعمل‌های دسترسی به عکس‌های رویداد، اسلایدهای ارائه، و نظرسنجی برای جمع‌آوری بازخورد باشد. اطمینان حاصل کنید که از این فرصت برای گنجاندن نام تجاری خود در غارت استفاده کنید. کوپنی برای تشویق شرکت کنندگان برای پیوستن دوباره به شما به زودی نیز از بین نمی رود. ما برای شما آرزوی موفقیت در برگزاری رویداد خود را داریم!
زمان سازماندهی یک رویداد؟ با امیرکوچ شروع کنید.
امروز رویداد خود را سازماندهی کنید – ابزار برنامه ریزی رویداد ما را امتحان کنید و ببینید که چگونه آن را دوست دارید. ما یک پرسش متداول با رایج‌ترین سؤالات درباره این سرویس ایجاد کرده‌ایم. اگر درباره راه حل مدیریت رویداد ما سؤالی دارید که در سؤالات متداول گنجانده نشده است، لطفاً به ما اطلاع دهید.
موارد مرتبط:
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.